Ondernemers kunnen geld besparen met slimme ict-diensten voor online vergaderen. De oplossingen die nu beschikbaar zijn, doen nauwelijks onder voor face-to-face vergaderen. Overigens besparen ze niet alleen tijd, maar zijn ze ook goed voor het milieu.

ONLINE VERGADEREN NOG NIET FAVORIET
Online vergaderen is voor veel zelfstandigen nog een brug te ver, zo blijkt uit onderzoek van MKB Servicedesk. Veel ondernemers zien het als onpersoonlijk. Het gemis van non-verbale communicatie wordt als barriere gezien. Face-to-face vergaderen heeft bij de meeste ondernemers dan ook de preferentie boven telefonisch of online vergaderen. 45% van de ondervraagden vindt het essentieel fysiek present te zijn bij een vergadering. 25% geeft aan dit niet cruciaal te vinden.

Ondanks het ontbreken van fysieke presentie heeft online vergaderen een aantal voordelen boven lichamelijk vergaderen. Zo kunnen ondernemers werktijd creeren in plaats van reistijd verliezen. Ook zijn met online vergaderen kosten te besparen.

TIJD BESPAREN MET ONLINE VERGADEREN
De gemiddelde werknemer in Nederland vergadert ongeveer 6,5 uur per week. Dat blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Overleg via alternatieve communicatiemiddelen kan een flinke tijdsbesparing opleveren. Mensen die gebruikmaken van middelen als Yammer, Microsoft Lync of videovergaderen, spenderen gemiddeld 15 minuten per dag aan vergaderen. Dat komt neer op iets meer dan een uur per week.

VOORDELEN ONLINE VERGADEREN

Vergaderen op afstand zorgt om verschillende redenen voor een tijdsbesparing. In de eerste plaats hebben de deelnemers geen reistijd, terwijl met deelnemers over de hele wereld kan worden vergaderd. Alleen al aan binnenlandse zakenreizen van meer dan 1 dag besteden Nederlanders ongeveer 1,5 miljard euro per jaar (volgens het ContinuZakenreisonderzoek van NBTC NIPO Research).Online-meeting-session-e1414750417344-300x167

Online vergaderen blijkt bovendien de doelmatigheid te verhogen. Het oplossen van een probleem door met collega’s via e-mail informatie uit te wisselen, is niet altijd de meest efficiente manier van werken. Een korte online bespreking kan verhelderend werken en misverstanden wegnemen die bij een uitgebreide e-mailcorrespondentie kunnen ontstaan.

Online vergaderen versterkt ook de interne communicatie. Collega’s mogen tijdens een vergadering kort aanknopen en hoeven niet bij de gehele bijeenkomst beschikbaar te zijn als dat ook niet nodig is. Tot slot is online vergaderen goed voor het milieu. Het verlaagt de filedruk. Bij internationale vergaderingen is bovendien minder vliegverkeer noodzakelijk. Het draagt dus bij aan de beperking van CO2-uitstoot.

WAT IS NODIG VOOR ONLINE VERGADEREN?
Voor een online vergadering is minder nodig dan veel zelfstandigen zich realiseren. Dit zijn de vereisten om succesvol online te kunnen vergaderen:

* Een PC met internettoegang en software voor webconferencing. Iedere normale PC voldoet.
* Een goede breedbandverbinding. Een netwerkkabel geeft meer stabiliteit dan een draadloze aansluiting.
* Een goede hoofdtelefoon en camera.
* Eventueel een smartphone of tablet. Applicaties als Skype, Google Hangout en Microsoft Lync ondersteunen vergaderen met deze devices.
* Een gratis online vergaderdienst vind u op www.2conference.nl

Daarnaast is het natuurlijk cruciaal om tijd te investeren om vertrouwd te worden met deze wijze van werken.

Deel je artikel!

Share to Google Plus